Effectief voorraadbeheer: een complete ERP-oplossing

5 - 6 min

Ondernemers in de handel en logistiek hebben altijd te maken met voorraadbeheer en service op maat. Iedere klant heeft namelijk specifieke wensen. Een breed assortiment en de garantie op snelle levertijden is voor een groothandel niet meer per definitie de sleutel tot succes. Tegenwoordig moet een groothandel aan meer voldoen; je moet jezelf presenteren als een allround dienstverlener die de klant kan voorzien in advies op maat.

Als groothandel moet je dus beschikken over actuele informatie om je klanten goed te kunnen adviseren en snel te kunnen bedienen. Maar wat heb je nodig van een ERP-systeem om als handelsonderneming een toegevoegde waarde te hebben?

Complete ERP-oplossing

Bij een handelsonderneming is een strakke organisatie noodzakelijk om de dagelijkse stroom van inkomende goederen, bestellingen en uitgaande zendingen te verwerken. Een snelle en betrouwbare levering van artikelen is natuurlijk een belangrijk aspect van jouw service als handelsondernemer. Inkomende goederen moeten daarom overzichtelijk in het magazijn worden opgeslagen om ze van daaruit zo snel mogelijk naar het juiste adres te verzenden. Kortom: voor handelsbedrijven is een complete ERP-oplossing een absolute must. Met actueel inzicht in je verkoop, inkoop en voorraad ben je namelijk in staat om bedrijfsprocessen beter in te richten en te beheren. De kracht zit hem erin dat je vanuit één ERP-systeem een goede inkoop-, verkoop- en voorraadadministratie kunt voeren, maar tegelijkertijd ook de financiële administratie.

Voorraadbeheer

Een efficiënte voorraadafhandeling is voor een handelsonderneming van groot belang. Maar het beheer ervan is een behoorlijke uitdaging. Hoe zie je erop toe dat de juiste bestelling op de juiste dag op de juiste plaats is tegen de juiste prijs? Inzicht en actuele informatie zijn de sleutelwoorden. Een efficiënt voorraadbeheer geeft je een actueel overzicht van de goederen die op voorraad zijn en wat er besteld moet worden. Je hebt namelijk precies het juiste aantal goederen op het juiste moment nodig. Als er een teveel of een tekort ontstaat, bestaat het gevaar dat dit geld kost. Dit kan bijvoorbeeld ontstaan door waardevermindering, door het overschrijden van de houdbaarheidsdatum of door het verlies van klanten. Een actueel inzicht stelt je in staat om nog effectiever tegemoet te komen aan de vraag van je klanten!

Bij veel groothandels moeten verkopers aan de magazijnmedewerkers navragen of een product op voorraad is. Als zij te horen krijgen dat het artikel niet op voorraad is, hangen zij weer met de afdeling inkoop aan te telefoon om na te gaan wanneer de artikelen weer op voorraad zijn. Dat is niet efficiënt. (Magazijn)medewerkers moeten over de laatste informatie beschikken, pakbonnen afdrukken, levercorrecties aanbrengen, verzend- en artikeletiketten afdrukken, de transportwijze bepalen, zendingen klaarzetten en aanleveren bij de transporteurs. Realtime inzage in actuele voorraad per magazijn en in de soort locatie is dus cruciaal.

Automatisch besteladvies

Met een geautomatiseerd besteladvies, waarbij rekening wordt gehouden met de minimumvoorraad en levertijd, kan er efficiënt worden ingekocht. Als er onvoldoende voorraad dreigt te ontstaan bij het invoeren van verkooporders, kan er direct een besteladvies gegenereerd worden. Het besteladvies wordt gegenereerd bij de leverancier waar je normaliter de bestellingen plaatst, dus bij de zogeheten voorkeursleverancier. Ben je het eens met het besteladvies, dan kun je met één druk op de knop de bestelling plaatsen bij je leverancier. Heb je meerdere leveranciers van hetzelfde artikel? Kies dan voor de gunstigste leverancier op dat moment. Zo ben je als handelsondernemer in staat om zeer snel goederen te leveren vanuit meerdere magazijnen.

Dropshipment orders

Heb je geen eigen voorraad? Koppel dan je orders aan de bestellingen bij je leverancier. Kies voor een directe levering aan je klant of laat de bestelling bij je bedrijf afleveren. Deze manier van werken wordt veel gebruikt door webshops die met dropshipment werken. Door jouw webshop aan te sturen vanuit onze ERP software bespaar je veel handelingen en wordt je klant snel geleverd.

Serienummers en partijen (garantie / houdbaarheidsdatum)

Bedrijven die van bepaalde artikelen willen zien bij wie het werd ingekocht, aan wie het werd verkocht en wat het bijbehorende serienummer is, kunnen werken met serienummers. Dit is handig als je per artikel een verkoop- en inkoopgarantietermijn en een houdbaarheidsdatum wilt vastleggen. Maar denk ook aan klanten die een klacht hebben over een bepaald product. Met behulp van serienummers kun je snel terugvinden bij welke leverancier het product is ingekocht, zodat je bij deze leverancier navraag kan doen. Jij als verkoper van het product kan vervolgens de service verlenen door bijvoorbeeld een nieuw product naar je klant toe te sturen.

Door gebruik te maken van partijnummers wordt het traceren van goederen met een houdbaarheidsdatum mogelijk. Dit kan door het volgen van artikelen van magazijnontvangst tot verkooporder. Het is echter ook mogelijk om partijen- en serienummers te gebruiken in productieorders. Het terughalen van eindproducten op basis van componenten is daarmee heel eenvoudig te realiseren. Ideaal voor productiebedrijven die te maken hebben met voeding of medische hulpmiddelen.

Meerdere magazijnen en locaties

Werk je met meerdere magazijnen of verschillende locaties, bijvoorbeeld bulk-, grijp-, ontvangst-, retour- of verkooplocaties? Dan is het aan te raden om met een ERP-oplossing te werken waarbij je zelf kunt bepalen uit welk magazijn de goederen moeten worden gehaald. Op die manier kun je werken met grijp- en bulklocaties. De grijplocaties zijn gemakkelijk bereikbaar en bevatten de voorraad van een artikel die gemiddeld nodig is. De bulklocaties worden gebruikt voor het resterende deel van de voorraad. Binnen het voorraadbeheersysteem worden automatisch replenishment verplaatsingen gemaakt om de grijpvoorraad aan te vullen vanuit de bulkvoorraad. Het systeem herkent ook direct welke voorraadlocatie aangesproken dient te worden.

Magazijnbeheer wordt nog eenvoudiger met King WMS. Met ons uniek zelf ontwikkelt WMS-systeem kan je vele processen, met behulp van handscanners, automatiseren. King WMS is direct gekoppeld aan King ERP. Hiermee bespaar je veel tijd en voorkom je fouten en retourneringen. De WMS Apps helpen je met orders picken, verplaatsingen, magazijnontvangsten en nog veel meer.

Voorraad- en goederenafhandeling

In magazijnen moet natuurlijk zo snel en efficiënt mogelijk gewerkt worden. Hoe helpt King WMS je hierbij?

Situatie effectief voorraadbeheer

Stel, jouw webshop is gekoppeld aan King ERP. Hiermee worden orders automatisch ingelezen. Na de eerste koffie pakken medewerkers de handscanners en starten de dag. Iemand verplaatst de benodigde artikelen van de bulk naar de grijplocatie, zodat er voldoende voorraad ligt. De rest is al begonnen met het picken van orders op locatievolgorde. Ze maken veel minder meters en picken de juiste artikelen door de automatische controlefuncties. Bij de verzendafdeling worden pakbonnen en verzendstickers automatisch afgedrukt en ook wordt de zending voorgemeld aan de vervoerder. De order is klaar voor facturatie en de track&trace informatie wordt automatisch opgeslagen in de factuurhistorie.

Ondertussen staat er een vrachtwagen voor de deur met nieuwe voorraden en je medewerkers ontvangen de goederen door deze te scannen. Ook het verplaatsen van artikelen van ontvangstlocatie naar artikellocatie kan met de scanner worden gedaan.

Het King WMS Dashboard geeft jou inzicht over het picken van de orders en andere handige informatie. Een dag zonder stress met een soepel lopende orderafhandeling.

Voorraad tellen en herwaarderen

Het is weer het einde van het jaar en dat betekent: voorraad tellen! Komt de voorraad in je administratie wel overeen met de voorraad in je magazijn? De jaarrekening moet opgemaakt worden en daarvoor is het belangrijk dat de voorraad klopt. Uiteraard is het tellen van de voorraad niet alléén belangrijk voor het opmaken van de jaarrekening. Je wilt je klanten ook niet onnodig lang laten wachten op een product dat niet op voorraad is en je medewerkers niet op zoek laten gaan naar een product in het magazijn dat er niet ligt.

Je kunt natuurlijk tellijsten afdrukken voor het registreren van getelde artikelen. Het is alleen veel efficiënter om ook voor het inventariseren gebruik te maken van een app. Daarmee kan je niet alleen een jaarlijkse telling doen, maar ook periodiek. Dit kan per magazijn, per locatie of per leverancier worden gedaan. Je kunt bijvoorbeeld een Cycle Count instellen, zodat je zeker weet dat je alle locaties dat jaar één of meerdere keren geteld hebt. 

Wil je meer informatie over de mogelijkheden van voorraadbeheer in KING Software?

Ervaar onze ERP software zelf

Ieder proces is anders en daarom gaan we graag het gesprek met je aan. Onze accountmanagers inventariseren met veel plezier de behoeften in jouw bedrijf. We bieden oplossingen aan, zodat je grip blijft houden op je bedrijfsprocessen. Maak KING Software ook het hart van jouw onderneming. Vraag een persoonlijke demo aan. We staan je graag te woord.

Deel dit artikel:

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn