Traceerbaarheid van artikelen: een waterdichte ERP-oplossing!

6 - 7 min

Ondernemers in de handel, logistiek en productie hebben vaak uitdagingen op het gebied van traceerbaarheid. Het vastleggen van serienummers is daar een onderdeel van, maar ook houdbaarheidsdata of uiterste verkoopdata zijn belangrijke waarden. Het terugvinden van component artikelen van een geleverd eindproduct is eveneens een actueel thema. Naast service en aansprakelijkheid bemoeit ook de wetgever zich namelijk ook steeds meer met de traceability van artikelen.  

Als groothandel of productiebedrijf moet je dus beschikken over sluitende informatie voor je klanten om aan te tonen wanneer een product gemaakt is, wie de leverancier van een component was en nog veel meer.  

Wetgeving medische hulpmiddelen 

De nieuwe Europese regels voor medische hulpmiddelen (MDR) hebben gevolgen voor fabrikanten, importeurs en distributeurs van deze artikelen. Per  artikel zal een risicoklasse toegewezen worden, waaraan vervolgens passende regels zijn toegeschreven. Deze Europese regels zouden per 26 mei 2020 in zijn gegaan, maar door omstandigheden is de wet met 1 jaar uitgesteld. Een grote groep ondernemers heeft tijdig stappen ondernomen om aan deze nieuwe wetgeving te voldoen. Voor andere bedrijven geeft dit uitstel tijd om de nodige aanpassingen door te voeren in het bestaande proces.  Maar wat heb je nodig van een ERP-systeem om als onderneming in deze aanvullende vragen te kunnen voorzien? 

Complete ERP-oplossing 

Bij een handelsonderneming of een productiebedrijf is een strakke organisatie noodzakelijk om de dagelijkse stroom van inkomende goederen, bestellingen en uitgaande zendingen te verwerken. Een snelle en betrouwbare levering van artikelen is natuurlijk een belangrijk aspect van jouw service als handelsondernemer. Inkomende goederen moeten daarom overzichtelijk in het magazijn worden opgeslagen om ze van daaruit zo snel mogelijk naar het juiste adres te verzenden. Voor productiebedrijven geldt dat er voldoende voorraad beschikbaar moet zijn voor de verwerking van productieorders. Daarvoor is tijdige signalering over voorraadposities enorm belangrijk. Kortom: voor handelsbedrijven is een complete ERP-oplossing een absolute must. Met actueel inzicht in je verkoop, inkoop en voorraad ben je namelijk in staat om bedrijfsprocessen beter in te richten en te beheren. De kracht zit hem erin dat je vanuit één ERP-systeem een goede inkoop-, verkoop- en voorraadadministratie kunt voeren, maar tegelijkertijd ook de financiële administratie. 

Traceerbare voorraad 

Een efficiënte voorraadafhandeling van je handelsonderneming is van groot belang. Zeker als traceerbaarheid voor een groot deel van jouw artikelen van toepassing is. Maar het beheer ervan is een behoorlijke uitdaging. Hoe zie je erop toe dat artikelen van inslag tot uitslag geregistreerd worden zonder dat dit het interne proces teveel belast? Automatisering en duidelijke processen zijn de sleutelwoorden. Bij de magazijnontvangst van je bestelling leg je de partij- en serienummers vast, zodat iedereen binnen je onderneming er mee aan de slag kan. Dit ontvangen van goederen kan je direct al versimpelen met een app, zodat je medewerkers erop gewezen worden het partij- of serienummer in te vullen. Medewerkers kunnen de artikelen vervolgens gaan gebruiken voor orders en productieorders. En ze kunnen met een Verplaatsingen App artikelen verplaatsen naar een magazijnlocatie of productiemagazijn.  

Productie / Samenstellingen 

De recepten voor productieorders of de artikelen waar samenstellingen benodigd zijn, leg je vast in het ERP. Een recept bestaat uit artikelcomponenten, aanvullende materialen en eventuele uren. Samen leiden die tot een eindproduct. Per artikel geef je aan of deze getraceerd moet worden met een partij- en/of serienummer. Wil je vervolgens een productieorder starten voor een verkooporder of het aanvullen van de voorraad, dan start de productie. In de productieorder geef je per artikel het partij- en/of serienummer aan en ook bij het eindproduct kan één van deze nummers worden ingevuld. Het ERP controleert de productieorder voor je op volledigheid en reserveert vervolgens de goederen voor de productie. Na het voltooien van de productie zijn alle componenten afgeboekt uit de voorraad en de eindproducten opgeboekt. Indien er speciaal voor een verkooporder geproduceerd is, dan is de link met de verkooporder natuurlijk eenvoudig terug te vinden.  

Serienummers en partijen 

Bedrijven die van bepaalde artikelen willen zien bij wie het werd ingekocht en aan wie het werd verkocht, kunnen werken met serienummers. Een serienummer hang je aan een los artikel die je bijvoorbeeld al met dat nummer hebt ingekocht. Heb je eigen artikelen? Dan kan je ook daar een serienummer aan toewijzen. Dit is handig als je per artikel een garantietermijn en garantiebepaling wil vastleggen. Maar denk ook aan klanten die een klacht hebben over een bepaald product. Met behulp van serienummers kun je snel terugvinden bij welke leverancier het product is ingekocht, zodat je bij deze leverancier navraag kunt doen. Jij als verkoper van het product kan vervolgens de service verlenen door bijvoorbeeld een nieuw product naar je klant toe te sturen. 

Partijnummers wordt veelal gebruikt voor groepen artikelen. Zowel in de medische branche als in de voedingsbranche is dit een veelvoorkomend thema. Aan zo’n groep artikelen kunnen data worden toegevoegd als: THT-datum, uiterste verkoopdatum, wanneer het geproduceerd is etc. Binnen een partij (batch) is het ook mogelijk om serienummers onder te brengen. 

Het gebruik van serienummers en partijnummers kan zowel los gebruikt worden als door elkaar heen. De productie of samenstellingen binnen het ERP kunnen overweg met beide waarden. Het terughalen van eindproducten op basis van componenten is daarmee heel eenvoudig te realiseren. Ideaal voor productiebedrijven die te maken hebben met voeding of medische hulpmiddelen. Op deze manier heb je dus altijd controle en is de traceerbaarheid waterdicht. 

Efficiënt voorraadbeheer 

Een efficiënt voorraadbeheer geeft je een actueel overzicht van de goederen die op voorraad zijn en wat er besteld moet worden. Je hebt namelijk precies het juiste aantal goederen op het juiste moment nodig. Als er een teveel of een tekort ontstaat, bestaat het gevaar dat dit geld kost. Dit kan bijvoorbeeld ontstaan door waardevermindering, door het overschrijden van de houdbaarheidsdatum of door het verlies van klanten. Een actueel inzicht stelt je in staat om nog effectiever tegemoet te komen aan de vraag van je klanten! 

Bij veel groothandels moeten verkopers aan de magazijnmedewerkers navragen of een product op voorraad is. Als zij te horen krijgen dat het artikel niet op voorraad is, hangen zij weer met de afdeling inkoop aan te telefoon om na te gaan wanneer de artikelen weer op voorraad zijn. Dat is niet efficiënt. (Magazijn)medewerkers moeten over de laatste informatie beschikken, pakbonnen afdrukken, levercorrecties aanbrengen, verzend- en artikeletiketten afdrukken, de transportwijze bepalen, zendingen klaarzetten en aanleveren bij de transporteurs. Realtime inzage in actuele voorraad per magazijn en in de soort locatie is dus cruciaal. 

Nog eenvoudiger wordt het magazijnbeheer met het King WMS. Met een uniek zelf ontwikkelt WMS direct gekoppeld aan het King ERP kan je vele processen met handscanners automatiseren. Hiermee bespaar je veel tijd en voorkom je fouten en retouren. De WMS Apps helpen je met orders picken, verplaatsingen, magazijnontvangsten en nog veel meer. 

Productieadvies of besteladvies 

Het productieadvies voorziet je van informatie over het starten van productieorders. Dit kan zijn omdat de voorraad van artikelen te laag is, maar kan ook voortkomen uit verkooporders. Bij deze laatste maakt het ERP direct een koppeling tussen de verkooporder en de productieorder.  

Met een geautomatiseerd besteladvies, waarbij rekening wordt gehouden met de minimumvoorraad en levertijd, kan er efficiënt worden ingekocht. Als er onvoldoende voorraad dreigt te ontstaan bij het invoeren van verkooporders, kan er direct een besteladvies gegenereerd worden. Het besteladvies wordt gegenereerd bij de leverancier waar je normaliter de bestellingen plaatst, dus bij de zogeheten voorkeursleverancier. Ben je het eens met het besteladvies, kun je met één druk op de knop de bestelling plaatsen bij je leverancier. En heb je meerdere leveranciers van hetzelfde artikel, dan voorzien we je van alle benodigde informatie. Daarmee heb je de keuze om de gunstigste leverancier te kiezen voor dat moment. Zo ben je als handelsondernemer in staat om zeer snel goederen te leveren vanuit meerdere magazijnen.  

Meerdere magazijnen en locaties 

Werk je met meerdere magazijnen of verschillende locaties, bijvoorbeeld met productie, bulk-, grijp-, ontvangst-, retour- of verkooplocaties? Dan is het aan te raden om met een ERP-oplossing te werken waarbij je zelf kunt bepalen uit welk magazijn de goederen moeten worden gehaald. Op die manier kun je componenten verplaatsen van voorraadmagazijn naar productiemagazijn voor het produceren van het eindproduct. Dit eindproduct verplaats je vervolgens weer naar het voorraadmagazijn voor verdere afhandeling. Binnen het voorraadbeheersysteem kunnen automatisch replenishment verplaatsingen worden gemaakt om de voorraden aan te vullen. Het systeem herkent direct welke voorraadlocatie aangesproken dient te worden en verplicht de medewerker om de partij- en serienummers vast te leggen. 

Meer weten over onze traceer oplossingen?

Vul je gegevens in en één van onze collega’s neemt contact met je op.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Deel dit artikel:

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn