Herken je dat? Je hebt een aantal maanden terug een opdracht aangenomen voor een klant en hard gewerkt om de opdracht uit te voeren. Alles loopt volgens plan en je hebt volgens afspraak je factuur opgestuurd. Maar toch duurt de betaling behoorlijk lang. Best vervelend, want de betalingstermijn van de factuur is inmiddels al verstreken.
Hoe zorg je ervoor dat de factuur alsnog betaald wordt, terwijl je tegelijkertijd je relatie onderhoud met je klant? Blijf dan vooral verder lezen, want dit artikel over debiteurenbeheer is dan voor jou.
Wat houdt debiteurenbeheer in?
Debiteurenbeheer omvat alle activiteiten die erop gericht zijn debiteuren hun facturen (op tijd) te laten betalen. Eigenlijk begint dit dus voordat je een overeenkomst sluit met een klant en het eindigt met de betaling van een factuur. Praktisch betekent dit het versturen van facturen en betalingsherinneringen, het bijhouden van betalingsschema’s én het communiceren met debiteuren over facturen. Natuurlijk horen vervelende gesprekken soms óók bij het debiteurenbeheer. Maar in de regel is het niet meer dan duidelijkheid scheppen in een situatie. Een klant kan bijvoorbeeld een factuur zijn kwijtgeraakt en met behulp van het versturen van een kopie kun je alsnog de betaling van de factuur binnenhalen.
Hoe zorg ik ervoor dat mijn facturen sneller betaald krijgt?
- Houd je administratie bij
- Weet met wie je zaken doet
- Stel vooraf de betalingstermijn vast en hanteer op voorschotbasis
- Factureer direct
- Factureer elektronisch
- Betaallink versturen
- Stuur een betalingsherinnering met een kopiefactuur mee met de betalingstermijn is verstreken herinnering
- Bel je klant op
- Schakel een incassobureau in en/of stop met je dienstverlening
- Teruggave btw bij oninbare facturen
Is het debiteurenbeheer niet te automatiseren?
Natuurlijk! Je kunt jouw debiteurenbeheer geautomatiseerd uitvoeren, van factuur tot aanmaningen. De betalingstermijn wordt na het versturen van de factuur automatisch bewaakt. Is de betalingstermijn verstreken terwijl de betaling nog niet binnen is, dan kunnen er automatisch betalingsherinneringen en aanmaningen worden verstuurd. Dit bespaart veel tijd. Bedenk daarbij wel dat persoonlijk contact niet vergeten mag worden. Persoonlijk contact is immers in veel gevallen noodzakelijk om de factuur uiteindelijk betaald te krijgen.
Beheer slim met KING Finance
KING Finance is bedoeld voor de ondernemer die niet te veel met zijn neus in de cijfers wil zitten. Met Spitsfactuur kan je heel eenvoudig elektronische facturen versturen. Dit is bovendien gratis! Daarbovenop geeft KING Finance je ook een compleet overzicht van nog openstaande en reeds betaalde facturen. Herken jij dit probleem dat jouw klant niet op tijd betaalt? Dankzij KING Finance kun je de klant opbellen en een nota toevoegen bij de openstaande post. Bovendien is het mogelijk om een automatische betalingsherinnering in te stellen. De opmaak en de teksten hiervan is eenvoudig zelf aan te passen.
Meer weten over slim debiteurenbeheer met KING Finance?
Jouw debiteurenbeheer gemakkelijker samenstellen met KING Finance
1. Houd je administratie bij
Misschien is het een open deur, maar het is de basis van jouw debiteurenbeheer. Beheer jouw administratie zorgvuldig en verzeker je ervan dat je weet welke klanten wel en nog niet betaald hebben. Als je administratie een rommeltje is, zal je facturen die nog niet betaald zijn niet snel opmerken. Wanneer je in één oogopslag kunt zien welke facturen betaald zijn en welke niet, kun je eerder en beter actie ondernemen.
2. Weet met wie je zaken doet
Debiteurenbeheer begint zoals gezegd eigenlijk al voordat je een overeenkomst hebt gesloten. Op internet kun je zoeken naar de persoon of het bedrijf. Daar kan je echter ook informatie inwinnen bij de Kamer van Koophandel (KVK) of kredietinformatiebureaus. Mogelijk is het bedrijf waarmee je zaken wilt doen namelijk niet kredietwaardig of is het zelfs al failliet. Daarom kan het geen kwaad om vooraf wat onderzoek te doen.
3. Stel vooraf de betalingstermijn vast
Zorg voorafgaand aan de opdracht voor duidelijke afspraken over de betalingstermijn. Bijvoorbeeld in een offerte, opdrachtbevestiging of in je algemene voorwaarden. Doorgaans zijn de betalingstermijnen 8, 14, 30 en 60 dagen na factuurdatum. Controleer of de betalingstermijn in de overeenkomst en de bijbehorende facturen staat. Ook wordt er aangeraden om vaste prijzen te hanteren op voorschotbasis.
4. Factuur direct
Er zijn ondernemers die eens per week of zelfs eens per maand factureren. Hoe langer je wacht om de factuur te sturen, des te langer zal het duren voor de betaling je bereikt. Verzend de factuur dus onmiddellijk nadat je de klus hebt geklaard. Ga bij een nieuwe debiteur direct een contract aan waarbij automatisch incasso wordt ingeschakeld. Zo weet je zeker dat je op tijd betaald krijgt en kan je ook niet vergeten iemand te factureren.
5. Factureer elektronisch
De nieuwe standaard is elektronisch factureren. Bij e-facturatie worden facturen digitaal verstuurd en ontvangen. Niet alleen is het gebruiksvriendelijker, milieu vriendelijker en goedkoper dan de traditionele manier van versturen en ontvangen, maar je automatiseert hiermee het hele facturatieproces.
Daarnaast blijkt uit onderzoek, dat klanten gemiddeld zeven dagen eerder betalen als ze een e-factuur ontvangen in plaats van een papieren factuur. Dit scheelt jou weer tijd aan debiteurenbeheer. Daarbij heeft de klant een elektronische factuur sneller dan een papieren factuur. Des te sneller de klant de factuur ontvangt, des te sneller deze betaald wordt.
6. Betaallink versturen
Betaallinken op facturen vergemakkelijken het betalen voor klanten, omdat ze direct naar de betaalpagina worden geleid met slechts één klik op de link. Zo wordt de tijd en moeite van klanten bespaard aangezien zij zelf geen betalingsgegevens hoeven in te voeren. Bovendien verminderen betaallinks op facturen mogelijke menselijke fouten, zoals het verkeerd overnemen van gegevens.
Door betalingslinks op facturen te gebruiken, kan ook de betaalsnelheid worden verbeterd, gezien klanten de factuur direct kunnen betalen. De mogelijkheid om te werken met betaallinks op facturen is ook aanwezig in KING Finance.
7. Stuur een betalingsherinnering met een kopiefactuur mee als de betalingstermijn is verstreken
Bewaak jij jouw betalingstermijnen? Wanneer een klant direct een vriendelijke herinnering ontvangt als een betalingstermijn is verstreken, weet hij dat jij een bedrijf bent dat graag zijn zaken op orde heeft. Wanneer een herinnering te laat verstuurd wordt, kan de klant een beetje laks worden met deze betalingsherinneringen.
Maar soms heb je dat een klant niet heeft betaald, omdat hij de factuur kwijt is. In dat geval is het zowel voor jou als voor de klant prettig dat er een kopiefactuur wordt meegestuurd met de herinnering. Zo hoeft de klant niet te zoeken naar de juiste factuur en hoef jij geen extra mails te sturen. Bespaart jou bovendien ruimte op je to-do lijst!
8. Bel je klant op
Telefoneren is toch wat persoonlijker dan een e-mail sturen. Met een telefoontje kun je vaak meer voor elkaar krijgen. Als een factuur nog steeds niet betaald is, kun je telefonisch vragen wat de reden is. Zo weet je wat er aan de hand is en kun je erop inspelen. Een telefoontje is vaak nog een drempel, wat begrijpelijk is aangezien het ook een vervelend gesprek kan zijn. Toch kun je het ook vanuit het perspectief bekijken dat je hard gewerkt hebt en daarvoor betaald wilt worden.
9. Schakel een incassobureau in en/of stop met je dienstverlening
Het is toch vervelend als er na alle betalingsherinneringen, aanmaningen en telefoontjes nog steeds geen geld binnenkomt? Dan kan je jouw dienstverlening stoppen, zodat jouw debiteur de factuur betaald om weer gebruik te kunnen maken van je service. Werkt dit niet? Dan is de volgende (en vaak de minst favoriete stap) het inschakelen van een incassobureau. In dit geval stuur je een laatste aanmaning waarin staat dat een incassobureau wordt ingeschakeld, mits de factuur wordt betaald (eventueel met bijkomende kosten en rente). Controleer wel de relevante regelgeving voordat je deze stap zet.
10. Teruggave btw bij oninbare facturen
Als je na stap 9 nog steeds geen betaling hebt ontvangen, kun je de factuur als oninbaar verklaren. Dit houdt in dat zowel huidige als toekomstige facturen niet meer door de betreffende klant worden betaald. Mogelijk heb je voor deze specifieke klant btw betaald voor de onbetaalde factuur. Onder voorwaarden kun je in dat geval de btw terugvragen bij de belastingdienst.
