Als accountantskantoor wil je klaar zijn voor de toekomst en digitaal samenwerken met de klant. Een nieuw boekhoudpakket kan die stap makkelijker maken. Maar waar moet je allemaal aan denken als je start met een nieuw pakket? Randy Voogel van Bjorn Lunden neemt de noodzakelijke stappen door.
Een nieuw boekhoudpakket kiezen
Voor elk kantoor is de keuze om over te stappen op een nieuw pakket weer anders. Voogel, head of sales bij KING, geeft het voorbeeld van een boekhoudkantoor welke overweegt zijn/haar kantoor over te dragen die al jaren met hetzelfde pakket werkt en nu denkt aan het verkopen van zijn kantoor. “Zo iemand realiseert zich dat hij met verouderde software werkt en dat een mogelijke koper het veel werk vindt om alle klantadministraties over te zetten. Het is dan handig om naar een nieuw pakket over te gaan en alle processen te automatiseren. Dan wordt de waarde van je onderneming veel hoger.” Maar de meerwaarde van processen automatiseren is er ook voor kantoren die te maken hebben met gebrek aan personeel. “Dan kun je met minder mensen meer doen.” Het ontbreken van bepaalde functionaliteiten kan ook een reden zijn om naar een ander pakket uit te kijken. “Bijvoorbeeld de mogelijkheid om een aangifte te doen voor een fiscale eenheid”, geeft Voogel als voorbeeld.
Stap 1: wat heb je nodig?
De eerste stap is het scherp krijgen wat precies je behoeften zijn. “Vraag jezelf af wat voor soort kantoor je wilt zijn. Het volledig ‘digitale kantoor’ is nu een must. De klant wordt daarbij verplicht om dagelijks alle inkomende facturen digitaal aan te leveren. De klant kan op een eenvoudige manier zelf facturen maken en de bankkoppeling realiseren. Alle processen van het aanleveren van documenten tot het doen van de aangiftes en het jaarrapport zijn geautomatiseerd. Als accountant kun je dus dagelijks bij zijn met het verwerken van de klantadministraties.”
Werk samen met je klant
Bedenk daarbij wel of jouw klanten wel in jouw concept passen, waarschuwt Voogel. “Er zijn veel klanten die niet digitaal hun bonnetjes willen uploaden. Ze hebben de boekhouding niet voor niets uitbesteed. Aan de andere kant nemen de grotere kantoren afscheid van zulk soort klanten. Daar kun je als kleiner kantoor je voordeel mee doen. Je kunt zulke bedrijven bijvoorbeeld een samenwerkprogramma aanbieden waarmee je klant kan factureren, inkoopfacturen kan insturen, een bankkoppeling kan maken en kan meekijken met wat je doet. De klant werkt dus volledig mee met het proces, maar boekt zelf niet. Dat is voor de meeste ondernemingen voldoende.” Desgewenst kunnen grotere klanten dan de optie krijgen om zelf de boekhouding te voeren, waarbij de accountant zich richt op de controle. “Een mix van volledig digitaal en de klant zelf de boekhouding laten voeren zien wij ook vaak.”
Stap 2: Wat wil jij (en de klant) betalen?
Als je een nieuw pakket uitzoekt moet je dus goed kijken welk pakket jouw proces kan dienen en verbeteren. Daarnaast moet je vooraf goed de kosten in beeld brengen, zowel voor jou als voor de klant, zegt Voogel. “Wat willen we betalen voor de software, eventuele conversie en training? En wat gaat de gemiddelde klant maandelijks betalen voor jouw totale dienstverlening inclusief de gebruikte software?”
Stap 3: Alles in één of niet?
Bedenk ook welke soort oplossing je wilt. Bjorn Lunden biedt met KING producten bijvoorbeeld een zogeheten best-of-breed-oplossing, geeft Voogel aan. “Er zijn ook aanbieders die niet alleen boekhoudsoftware in hun pakket hebben, maar ook een salarispakket en een rapportagepakket. Alles-in-een dus. Bij best-of-breed kiest een aanbieder ervoor op een onderdeel een zo goed mogelijk pakket te maken. Het voordeel daarvan is dat je makkelijker afscheid kan nemen als je over een bepaald onderdeel – in dit geval dus de boekhoudsoftware – niet tevreden bent. Heb je alles bij dezelfde leverancier, dan is dat lastiger omdat je voor de rest van de software ook meteen een andere partij moet kiezen. In elk geval is belangrijk dat het boekhoudpakket dat je selecteert, kan samenwerken met de andere software. Je moet met één druk op de knop kunnen koppelen.”
Stap 4: Vergelijk en selecteer
Met dat in je achterhoofd kun je beginnen met het selectieproces. Maak vooraf een lijst met eisen en wensen. Vergelijk de pakketten op basis van functionaliteit, de ervaring van de leverancier en vergelijk de prijzen. Als je de processen van je kantoor zoveel mogelijk wilt automatiseren, dan kunnen de volgende functionaliteiten niet ontbreken: het werken met een centraal rekeningschema, het gebruik van een accountancydashboard, het makkelijk kunnen corrigeren met inzicht in een complete audit trail, het moet mogelijk zijn om te sturen op uitzonderingen en het pakket moet actieve signaleringen geven.
Stap 5: Converteren of opnieuw beginnen?
Converteren
Op basis van je eisen kun je een shortlist maken van softwareleveranciers, die je vervolgens op kantoor uitnodigt. “Tijdens een demo kun je namelijk de leverancier in de ogen kijken en kun je makkelijker de conclusie trekken of de gewenste functionaliteit in het pakket zit. Het is ook verstandig om tijdens de demonstratie te vragen of gegevens geconverteerd kunnen worden. Je bent immers verplicht om data zeven jaar te bewaren.
Opnieuw beginnen
Als je de mogelijkheid hebt om in de oude software te blijven kijken en je hebt de auditfiles achter de hand, dan kun je ervoor kiezen om helemaal opnieuw te beginnen, gewoon door het invoeren van een beginbalans. Natuurlijk behoort converteren tot de mogelijkheden. Door conversies worden belangrijke velden in het nieuwe pakket niet gevuld.”
Het voordeel van opnieuw beginnen
Opnieuw beginnen heeft ook het voordeel dat je een nieuw centraal rekeningschema kunt gebruiken en dat koppelingen met externe software door het gebruik van RGS makkelijk zijn te leggen. “Vaak zijn de modules in een meegeleverde standaard-administratie goed ingericht, waardoor je sneller een administratie actief en werkend hebt. Kies je toch voor converteren, laat dan je leverancier in de offerte ook extra begeleiding bij de inrichting van je administratie opnemen”, tipt Voogel.
Stap 6: Ga testen
Het opnemen van een testfase kan een onderdeel van het selectieproces zijn. “Je start met een geconverteerde of lege administratie en je gaat alle dagelijkse processen naspelen. Ga samen met de leverancier een bankkoppeling maken, stel samen de scan-en-herkenmogelijkheden in en richt samen de facturatiemodule voor een klant in.
Volg een gebruikerstraining
Om een pakket zo efficiënt mogelijk te gebruiken adviseer ik altijd een gebruikerstraining”, zegt Voogel. “Je wilt graag dat jij en je collega’s optimaal gebruik kunnen maken van de software. Met een training leer je het pakket zo gebruiken dat het optimaal werkt. Heb je honderden mensen in dienst, dan kun je beter alleen de zogeheten key-users trainen. Zij trainen dan weer hun collega’s. Bij een kleiner kantoor kun je ervoor kiezen om een dag met de softwareaanbieder alles door te nemen. Dan kun je alle processen samen inrichten. Vervolgens ga je met het systeem werken en volgt er later nog een dag waarbij knelpunten worden behandeld die je in de praktijk tegenkomt. Trainingen kunnen natuurlijk ook online worden gedaan.”
Blijf in contact met je contactpersoon
En is de koop eenmaal gedaan, dan is het goed om samen met de leverancier achteraf te evalueren hoe het gaat. “Dat zorgt er vaak ook voor dat je de processen beter kunt optimaliseren. Vraag je leverancier ook hoe de service in het vervolgtraject is. Blijf in contact met je contactpersoon.”
Obstakels bij het overstappen naar een ander boekhoudpakket
In onze blog ‘Welke obstakels zijn er bij het overstappen naar een ander boekhoudpakket‘ behandelen we de uitdagingen en zorgen die accountants en ondernemers kunnen hebben bij het overstappen naar een ander boekhoudpakket. Lees direct verder!
