Met de start van 2022 vierde de werkkostenregeling (WKR) op 1 januari haar 7-jarige bestaan. Met een groot aantal vergoedingen en verstrekkingen, het nieuwe thuis- en hybride werken en tijdelijke aanpassingen vanwege corona, kan het best ingewikkeld zijn. Sommige vergoedingen en verstrekkingen zijn belast, anderen zijn weer onbelast. Inzicht hebben in alle regels rondom de WKR ligt aan de basis van een administratie waar jij en je klanten op kunnen vertrouwen. Dit jaar kijken we opnieuw naar de regels, de kosten, hoe je dit het beste kunt administreren én naar de veranderingen er binnen de WKR gelden vanaf 1 januari 2022.
Wat houdt de werkkostenregeling (WKR) in?
Even terug naar het begin – want wat is de WKR precies? Voor 2015 was alles wat je als werkgever aan een werknemer verstrekte of vergoedde gewoon loon. Maar omdat lang niet alles onder die noemer op één hoop geveegd kan worden, is er gelukkig besloten dat niet alle vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen voor je werknemer worden belast. Onder de WKR kun je maximaal 1,7% van de fiscale loonsom tot en met €400.000, plus 1,18% van het restant van die loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor werknemers. Dit is de zogenoemde ‘vrije ruimte’. Vrijgesteld van loonbelasting dus. Over alles wat je daarboven vergoedt, betaal je een eindheffing van 80%. Niet alle vergoedingen en verstrekkingen gaan ten koste van de vrije ruimte. Als je als werkgever iets aan je werkgever vergoedt, kan de vergoeding op vijf manieren worden gezien:
- Intermediare kosten;
- Een gerichte vrijstelling;
- Nihilwaardering;
- Kosten binnen de vrije ruimte (binnen 1,7% van de fiscale loonsom tot en met €400.000 plus 1,18% van het restant van die loonsom);
- Kosten buiten de vrije ruimte (buiten 1,7% van de fiscale loonsom tot en met €400.000 plus 1,18% van het restant van die loonsom).
Wil je een snel overzicht van de kosten die onder deze vijf vergoedingen vallen? Lees dan hier ons eerdere blog over de WKR.
De grootste veranderingen in 2022 binnen de WKR
De vrije ruimte gaat na 2 jaar met aanpassingen van 3% terug naar 1,7%
Het kabinet kondigde eind januari 2021 een verruiming aan van de vrije ruimte vanwege de coronapandemie. Hierin werd de vrije ruimte van de WKR net als in 2020, tijdelijk 3% in plaats van de 1,7% over de eerste €400.000 van de loonsom. In 2022 wordt dit weer teruggebracht naar 1.7% omdat er voor dit nieuwe jaar geen aanpassingen zijn voorgesteld. Wel komt er een gerichte thuiswerkvergoeding.
Gericht vrijgestelde thuiswerkvergoeding per 1 januari 2022
Thuiswerken en hybride werken? Dat blijven we ook dit jaar vaak doen. Om dit ook fiscaal goed te regelen, kunnen werkgevers vanaf 1 januari een onbelaste thuiswerkvergoeding bieden van maximaal 2 euro per dag. Deze vergoeding is bedoeld om kosten te compenseren die worden gemaakt tijdens het thuiswerken. Denk hierbij aan: water- en elektriciteitsverbruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier.
Onbelaste reiskostenvergoeding blijft bestaan, maar let op:
Ondanks het vele thuiswerken, blijft de onbelaste reiskostenvergoeding gewoon voortbestaan. Met de komst van het hybride werken, moet er hierbij wel gekozen worden of er een onbelaste thuiswerkvergoeding óf een reiskostenvergoeding wordt betaald per werkdag. Een oplossing is om samen een standaard aantal vaste kantoor- of thuiswerkdagen te kiezen. Bij incidentele wijzigingen hoeft er niets doorgegeven te worden, maar werkt een medewerker structureel vaker op kantoor of juist thuis? Dan is een wijziging op zijn plaats. Is er sprake van reiskostenvergoeding naar een ander adres dan kantoor? Dan mag je deze op dezelfde dag wel combineren met de thuiswerkvergoeding.
Om aan te denken: opnieuw instellen van vaste onkostenvergoeding
Voor het doorbetalen van andere vaste onkosten was de goedkeuring vanaf 1 januari 2021 vervallen. Deze heb je waarschijnlijk dus stopgezet of aangepast. Door onderzoek te doen naar de reële kosten die werknemers moeten betalen, kun je opnieuw een passende vergoeding instellen die hier rekening mee houdt. Zo blijven de kosten overzichtelijk en behoudt je tevreden medewerkers.
Kortom; in 2022 gaat er wat betreft de WKR veel terug naar het ‘oude normaal’ als we kijken naar de percentages. Wel wordt thuiswerken écht officieel onderdeel van onze gezamenlijke werkcultuur met specifieke vergoedingen naast de bekende reiskostenvergoeding. Benieuwd naar onze visie op 2022 voor het bedrijfsleven? Lees dan ons blog met 3 voorspellingen voor dit nieuwe jaar en natuurlijk: de beste wensen!
