Factuurverwerking is voor ondernemers vaak een tijdrovende klus. Veel facturen worden nog steeds per e-mail of zelfs via de post aangeleverd en moeten eerst handmatig worden verwerkt. Als je ervaring hebt met het inkloppen van facturen, weet je hoeveel tijd dit in beslag neemt. Bovendien bestaat het risico dat er fouten worden gemaakt in de verwerking of dat een factuur wordt vergeten. Voor je het weet, hang je aan de telefoon met je boekhouder of accountant omdat er iets niet klopt of niet compleet is. Daarom hebben we Factuur2KING ontwikkeld: een oplossing waarmee we het einde van papierwerk écht inluiden.
Je vraagt je misschien af waarom we vinden dat er nu echt een einde moet komen aan papierwerk. Eigenlijk is dit best simpel: als je onderneemt, komt er ontzettend veel op je af. Je bent in één klap verantwoordelijk voor alle grote beslissingen, waardoor het lastig kan zijn om al die ballen in de lucht te houden. Laat staan om voldoende tijd vrij te maken voor strategische beslissingen en groei. Omdat we al ruim 40 jaar werken met ondernemers in allerlei branches, hebben we naast branche specifieke koppelingen met verschillende softwarepakketten, de kennis over hoe je echt een efficiënt bedrijfsproces inricht. Ook als het om je financiën gaat. Het laatste wat je wilt doen na een lange dag onderhandelen over dat nieuwe contract, is eindeloos facturen verwerken. Toch?
Hoe werkt onze scan- en herkenoplossing?
Factuur2KING is ontwikkeld om het factuurverwerkingsproces te automatiseren: eenvoudig, snel én efficiënt. Je kunt facturen aanleveren in verschillende bestandsformaten en aanlevermethoden naar keuze, zoals via een uniek e-mailadres voor inkoop- en verkoopfacturen of door een foto te maken met de KING LIVE App. Met deze scan- en herkenoplossing worden facturen in diverse bestandsformaten direct omgezet naar UBL-formaat, de standaard bestandsindeling in de zakelijke wereld. Factuur2KING herkent alle gegevens, ongeacht of je een factuur als foto, pdf of ander bestandstype aanlevert. Zo kun je al je facturen in één keer aanleveren, zonder dat jij of je accountant zich zorgen hoeft te maken over de verwerking. Deze slimme tool weet precies waar een factuur begint en eindigt, zodat je ook al je facturen in één keer kunt aanleveren. Zelfs vanaf je smartphone.
Met Factuur2KING worden al je facturen automatisch gescand, herkend en klaargezet, waardoor handmatig facturen inboeken tot het verleden behoort. Voor elke aangeleverde factuur wordt automatisch een boekingsvoorstel gedaan op basis van de vermelde gegevens op de factuur, zoals de crediteur/debiteur, factuurnummer, IBAN-nummer, de grootboekrekening die in de administratie is gekoppeld aan de betreffende crediteur/debiteur, btw-bedragen en specifieke betaalkenmerken. Hierdoor wordt de verwerking van facturen efficiënter en werk je altijd foutloos. Als er gegevens ontbreken, vult deze slimme tool deze automatisch aan. Ook hier heb je dus geen omkijken naar.
Veiligheid, zekerheid en gemak voor ondernemer en accountant
Om ervoor te zorgen dat je veilig werkt, beschermt Factuur2KING je altijd tegen spookfacturen. Een reeks uitgebreide controles en goedkeuringsstappen op het factuurbedrag, de factuurdatum, automatische incasso, creditnota’s en eventueel dubbel ingevoerde of ontvangen facturen bieden hierbij de zekerheid die je nodig hebt. Deze controles zijn standaard actief binnen de software, maar je kunt ook uitgebreidere fiatteeropties activeren, bijvoorbeeld voor je accountant.
Ook biedt Factuur2KING slimme oplossingen om de juistheid van crediteur- en debiteurlocaties te controleren, bijvoorbeeld door middel van een koppeling met Google Maps. Bovendien maakt KING Finance Spitsfactuur efficiënte samenwerking tussen ondernemers en accountants mogelijk. Hiermee kunnen facturen direct in UBL-formaat worden verzonden. KING Finance Spitsfactuur is onbeperkt en gratis te gebruiken met een KING Finance-licentie. De kracht van Factuur2KING zit in de volledige integratie met onze andere oplossingen. Via het accountancy dashboard in KING Accountancy kan je accountant precies zien welke facturen je hebt aangeleverd met Factuur2KING. Zo is meteen duidelijk welke acties er nodig zijn, zonder dat je dit apart hoeft aan te geven of na elke nieuwe factuur een berichtje moet sturen.
Het einde van papierwerk is in zicht
Stel je voor dat je je vanaf nu volledig kunt richten op de strategische kant van je bedrijf, zonder je zorgen te maken over je boekhouding? Met KING Finance heb je niet alleen volledige grip op je boekhouding, maar met Factuur2KING hoef je je ook geen zorgen meer te maken over je factuurverwerking. Omdat geen enkel bedrijf hetzelfde is, kijken we graag persoonlijk met je mee. Er is alleen één ding wat zeker is: handmatig facturen verwerken is echt niet meer van deze tijd. Klaar om een eind te maken aan dat papierwerk? Wij ook!
