Welkom bij de nieuwste editie van onze maandelijkse column “Uit de praktijk”, geschreven door mij, Ard Laan, Head of Legal & Finance hier bij Bjorn Lunden.
In deze column neem ik je mee achter de schermen van onze organisatie, waar we met trots onze diverse vennootschappen beheren. Als hoofd van het team Administratie is het mijn taak om ervoor te zorgen dat elke entiteit een vlekkeloze administratie heeft. Samen met mijn toegewijde collega’s, die zowel KING Finance, als de financiële module van KING ERP gebruiken, streven we naar perfectie in zowel controle, als efficiëntie.
Efficiënt én beheersbaar mutaties wijzigen
Deze keer wil ik het graag hebben over hoe wij efficiënt én beheerst, een financiële administratie kunnen aanpassen. Maar waarom dit onderwerp? Nou omdat dit belangrijke aspect één van de onderscheidende factoren is tussen verschillende software-oplossingen. En zeg nou zelf, jij wilt toch ook liever meer efficiëntie?
Voordat we verdergaan, laten we voorop stellen dat wij hier bij Bjorn Lunden natuurlijk een groot voorstander zijn van accuraat en foutloos werk. Maar ja, administrateurs zijn net mensen😉 en mensen kunnen foutjes maken. Zo kan het gebeuren dat we op een later moment een mutatie of boeking willen wijzigen. En dán blijkt dat dat met KING-oplossingen heel eenvoudig kan.
Tegenboeken of Audittrail
In Nederland zien we dat er twee manieren zijn om beheerst wijzigingen door te kunnen voeren in financiële administraties. Dat is via de methode Tegenboeken of via een Audittrail.
Wijzigen met Tegenboeken
Aan de ene kant heb je software-oplossingen die niet toestaan dat je mutaties inhoudelijk wijzigt. Deze oplossingen vereisen dat je een nieuwe mutatie toevoegt waarmee je het effect van de onjuiste mutatie moet corrigeren. Deze nieuwe mutatie geeft de mogelijkheid om vast te leggen welke gebruiker, welke mutatie heeft verwerkt, op welke dag, in welke periode, met welke reden. Op zich niets mis mee, maar wel tijdrovend. En het zou mij niet verbazen als meerdere lezers zich herkennen in de situatie dat soms ook de aanvullende correctie een fout bevat. Als je je dag niet hebt, ben je zomaar bezig met een correctie, van een correctie….(zucht).
Wijzigen met Audittrail
Gelukkig hebben we dat binnen KING Finance en KING Accountancy op een andere wijze opgelost. Je begrijpt het al, ik ben een groot voorstander van deze ándere methode. Binnen onze oplossingen worden namelijk mutaties direct verwerkt. Je hoeft dus geen extra mutaties aan te maken om je onjuiste mutatie te wijzigen. Dat scheelt een hoop tijd en frustratie!
En dan zullen sommigen denken: “Ja maar, hoe zit dat dan met de beheersbaarheid?” Dat leg ik je graag uit. Want ja, ook wij willen graag weten wat er in onze administraties gebeurt, zodat we maandelijks betrouwbare cijfers kunnen rapporteren naar onze stakeholders.
Om te beginnen maken KING Finance en – Accountancy gebruik van verschillende gebruikersprofielen, waarmee je gestructureerd regelt welke collega, wat mag wijzigen, in reeds afgesloten perioden. Zo heb je de grootste risico’s op onverwachte wijzigingen al flink beperkt.
Daarnaast– en dat is een belangrijk ‘slot op de deur’- kennen alle individuele mutaties een zogenaamde Audittrail. Dat betekent dat je per mutatie kunt zien, welke gebruiker, op welk moment, welk veld heeft gewijzigd en wat de oorspronkelijke waarde was.
Verder kun je in een speciaal auditrapport zien welke mutatie in een bepaalde periode, of op een specifieke dag, door welke gebruiker is gewijzigd, verwijderd of toegevoegd. Is een boeking gewijzigd of verwijderd? Dan toont dit rapport óók de waarden van de oorspronkelijke boeking. Op deze manier kunnen foutjes eenvoudig gecorrigeerd worden en houden wij grip op de kwaliteit. Zo houden we alles in Control😉.
BTW aangifte na wijzigen mutaties
Wellicht heb je het vorige keer al gelezen, maar de correcties die wij maken in perioden waarover de btw al ingediend is, worden automatisch meegenomen naar de volgende periode of in een automatisch gegenereerde suppletie aangifte. In die volgende aangifte of de suppletie, zie je trouwens meteen om welke mutaties het gaat. Zo zie je maar, het leven hoeft niet altijd ingewikkeld te zijn.
Ik wens je veel werkplezier!
Ard Laan, Head of Finance & Legal
Ontdek alles over KING Finance op deze pagina of download hier meteen de KING Finance brochure.
Ben jij geïnteresseerd in meer handige functies in KING Finance? Lees dan ook over de functie “Rekeningen-courant” in de column van mei of de “BTW aangifte voor de Fiscale Eenheid” in de column van juni
