In deze column neem ik je mee achter de schermen van onze organisatie, waar we met trots onze diverse vennootschappen beheren. Als hoofd van het team Administratie is het mijn taak ervoor te zorgen dat elke entiteit een vlekkeloze administratie heeft. Samen met mijn toegewijde collega’s, die zowel KING Finance als de financiële module van KING ERP gebruiken, streven we naar perfectie in zowel controle als efficiëntie.
Graag neem ik je deze keer mee in de wondere wereld van de transitorische boekingen. Ik ga daarbij in op de achtergrond van deze boekingen en hoe je die eenvoudig kunt aanmaken in KING Finance.
Waarom werken met transitorische boekingen?
Net als veel andere bedrijven willen wij regelmatig een beeld schetsen van de winst- en verliesrekening en het resultaat dat in deze periode is gerealiseerd. Wij doen dat maandelijks. In dit maandelijkse overzicht willen wij natuurlijk laten zien welke opbrengsten en welke kosten wij in deze maand hebben gerealiseerd.
Nu sturen wij dagelijks facturen voor geleverde en nog te leveren diensten aan onze klanten. Maar wij krijgen ze dagelijks ook van onze leveranciers. Vaak betreft het dienstverlening die betrekking heeft op een langere periode, bijvoorbeeld een uitgaande factuur voor een software abonnement voor een jaar of een inkomende factuur voor de huur van een pand voor de komende drie maanden.
Als wij deze uitgaande en inkomende facturen allemaal in de boekingsmaand als opbrengsten en kosten zouden verantwoorden, kun je niet zien welk resultaat wij in die ene maand daadwerkelijk hebben gerealiseerd. Om ervoor te zorgen dat de gefactureerde abonnementswaarde netjes wordt verdeeld over de juiste periode van 12 maanden en de huurnota netjes wordt verdeeld over de drie huurmaanden, gebruiken we binnen KING Finance de functionaliteit van de transitorische boekingen.
En het zal je niet verbazen: de functionaliteit van de transitorische boekingen kun je – net als veel andere functies binnen KING Finance – heel eenvoudig inrichten en gebruiken.
Hoe werkt het dan?
Voor het ‘uitsmeren’ van inkomende facturen kun je één of meerdere grootboekrekeningen aanwijzen. Zodra je bij de boeking van een inkomende factuur een dergelijke grootboekrekening kiest, vraagt KING Finance jou over hoeveel perioden je de kosten wilt verdelen en op welke kostenrekening je dat wilt doen. Met deze functionaliteit worden de kostenfacturen geautomatiseerd aan de juiste perioden toegerekend. KING Finance houdt ook nu weer keurig bij welk bedrag als ‘vooruitbetaalde kosten’ moet worden gezien en levert daar een overzichtelijke specificatie van.
Automatisch overzicht
Voor mij en mijn team is deze functionaliteit cruciaal. Zónder deze functionaliteit zouden we heel druk zijn met het bijhouden van spreadsheets in Excel van vooruitbetaalde en vooruit gefactureerde posten.
Mét deze functionaliteit in KING Finance hoeven wij na afloop van de maand alleen maar na te gaan of de specificaties uit KING Finance aansluiten op de saldi van de betreffende grootboekrekeningen. Het zal je niet verbazen dat dat altijd het geval is.
Samen met de loonkosten die iedere maand automatisch geboekt worden en de afschrijvingen die wij iedere periode geautomatiseerd laten boeken, hebben wij iedere periode een goed overzicht van ons resultaat. Hierdoor kunnen wij sneller beslissingen nemen en vooruitkijken naar de toekomst. En dat geeft mij een gerust gevoel.
Over een gerust gevoel gesproken… ik ga de komende weken heerlijk genieten van de zomervakantie. Ik wens ook jou een fijne vakantie en voor de lezers die de komende weken de administraties zullen bijwerken: ik wens je veel werkplezier!
Ard Laan, Head of Finance & Legal
Ontdek alles over KING Finance op deze pagina of download hier meteen de KING Finance brochure.
Ben jij geïnteresseerd in meer handige functies in KING Finance? Lees dan ook de “BTW aangifte voor de Fiscale Eenheid” in de column van juni of de column uit juli: “Makkelijk mutaties wijzigen in KING Finance en KING Accountancy”
