Als Product Owner vervult Ronald Beverwijk een belangrijke rol binnen Bjorn Lunden. Zeker als het gaat om de (door)ontwikkeling van KING ERP. Met dit uitgebreide pakket zorgen tienduizenden ondernemers iedere dag weer voor een goedlopend bedrijf met foutloze processen. We vroegen Ronald hoe het proces verloopt bij het ontwikkelen van nieuwe functionaliteiten en wat de nieuwste release van KING ERP te bieden heeft. Ronald neemt ons in deze ‘Vraag het aan’ onder andere mee in de aangifte van de btw-afstandsverkopen en hoe deze aangiften na een succesvolle pilot, direct naar de Belastingdienst verstuurd kunnen worden.
Hallo Ronald, bedankt dat je vandaag wat meer wilt vertellen over jullie processen en over de nieuwste release van KING ERP!
Graag gedaan, leuk om er te zijn.
Om te beginnen, hoe lang werk je bij Bjorn Lunden en hoe lang in de rol van Product Owner?
Ik werk sinds 1987 bij Bjorn Lunden, eerst als ontwikkelaar voor KING en later meer in het ontwerpproces. Ik ben een tijdje teamleider geweest en de laatste vier jaar ben ik echt als Product Owner aan de slag gegaan, maar daarvoor deed ik dat ook al deels. Zo was ik onder andere betrokken bij het bepalen van wat er in de nieuwe release moest komen, in samenwerking met anderen.
Alle beslissingen rondom KING ERP gaan dus eerst langs jou en jij coördineert alles?
Ja, ik bepaal eigenlijk wat er meegaat in de nieuwe release. Dat doe ik wel in samenwerking met de KING Expert Centers (KEC), dealers, consultants en accountmanagers. Afhankelijk van de wensen in de markt, zowel voor bestaande als nieuwe klanten, bepalen we welke functionaliteiten en verbeteringen we in de nieuwe release opnemen. Dit is een belangrijk onderdeel van mijn rol als Product Owner.
Hoe wordt er bepaald wat er in een nieuwe release komt?
Alle wensen die bij ons binnenkomen worden geregistreerd. Dit gebeurt vaak via onze support afdeling. Hebben meerdere klanten dezelfde wensen, dan worden deze samengevoegd. Wij kunnen per wens vervolgens zien hoe vaak deze gewenst is en ook door welke klanten.
“Per onderdeel gaan een aantal bouwers en testers aan de slag om de functionaliteit te realiseren”
Daarnaast blijft de wereld om ons heen veranderen: werkwijzen, hardware mogelijkheden (zoals apps op mobiele apparaten), wet- en regelgeving, doelgroepen en meer. Samen met de KEC’s, dealers en consultants maak ik een opzet met items voor de komende release, waarbij we ook rekening houden met deze veranderingen.
Hierna werken we de losse onderdelen uit en delen het plan met het ontwikkelteam. Het ontwikkelteam bestaat uit bouwers (developers/ontwikkelaars) en testers. Per onderdeel gaan een aantal ontwikkelaars en testers aan de slag om de functionaliteit te realiseren én om ervoor te zorgen dat de nieuwe release voldoet aan de eisen en wensen van klanten en dealers.
Hoe weet je wat je op moet pakken, als je bijvoorbeeld verschillende aanvragen krijgt?
Het is belangrijk om te vermelden dat we niet alleen kijken naar de grote functionaliteiten, maar ook kleine wensen van klanten oppakken. Dit kan bijvoorbeeld gaan om extra velden in een zoekvenster of rapport, of knoppen waarmee andere schermen kunnen worden aangeroepen. Vaak zijn deze kleine wensen nuttig voor meerdere gebruikers en kunnen we deze vrij snel implementeren. We hebben hierbij erg veel aan de feedback van onze gebruikers die we ontvangen via onze eigen consultants en accountmanagers, naast de KEC’s en dealers.
Soms hebben we ook te maken met nieuwe of gewijzigde wet- en regelgeving waardoor er aanpassingen noodzakelijk zijn. Vaak weten we dit vooraf en plannen we dit al in de release, maar soms zal dit een reden zijn om de gekozen items voor de release aan te passen.
Vertel ons iets meer over deze nieuwe release. Wat zijn de belangrijkste features en waarom zijn ze belangrijk?
In de releasenotes kun je alles terugvinden, maar wat we in deze release hebben gedaan is een ontbrekend deel voor de aangifte van de btw-afstandsverkopen/Unieregeling. Samen met de Belastingdienst hebben we een pilot gedaan waarmee de aangifte direct vanuit KING ERP naar de Belastingdienst verstuurd kan worden. Dit geldt dan voor verkopen die je doet aan particulieren in het buitenland. Dan moet je het btw-percentage van het betreffende land in rekening brengen en ook aan dat land afdragen als je voor meer dan €10.000 verkoopt aan particulieren in het buitenland.
We hebben het nu zo gemaakt, dat je de aangifte direct naar de Belastingdienst kunt sturen. Dit lijkt erg op hoe we het al eerder voor de omzetbelasting en de ICP-aangifte hadden. Het bijzondere is dat we de eerste softwareontwikkelaar zijn bij wie dit mogelijk is. De pilot was dus erg succesvol.
Dat klinkt handig, maar welke tussenstap is er nu concreet tussenuit?
Voorheen had de Belastingdienst nog geen mogelijkheid om de aangifte rechtstreeks vanuit financiële software te kunnen verwerken. In KING ERP werden al wel de gegevens bijgehouden en kon je een overzicht afdrukken met daarop de aangifte gegevens.
“Nu hoef je de aangiftes dus niet meer handmatig te doen op de site van de Belastingdienst, maar verwerk je deze rechtstreeks vanuit KING ERP. Meer gebruiksgemak dus en het voorkomt fouten.”
Op de website van de Belastingdienst moest je dan de aangifte handmatig invullen op basis van het overzicht. Nu hoef je de aangiftes dus niet meer handmatig te doen op de site van de Belastingdienst, maar verwerk je deze rechtstreeks vanuit KING ERP. Meer gebruiksgemak dus en het voorkomt fouten.
Als je kijkt naar dit ontwikkelproces van deze nieuwe features, was dit hetzelfde als bij voorgaande versies? Hoe gaat dit in zijn werk?
Dit was wel grotendeels hetzelfde. Een groot verschil zat deze keer in de samenwerking met de Belastingdienst. Zij hadden een eigen team dat heeft meegewerkt aan de pilot rondom de Unieregeling. Deze keer hebben we nauw met hen samengewerkt. Binnen onze eigen teams was er weinig anders dan vorige keren.
De bouwers maken de software, dat is duidelijk. Maar als je een tester bent, wat doe je dan eigenlijk?
Eigenlijk is het een soort estafette. We werken in een systeem waarbij je steeds een status kunt toekennen aan de verschillende onderdelen. Op het moment dat de bouwer klaar is met zijn deel, zet hij de status op “gereed”. Dan verandert de status automatisch naar “klaar voor test”. De tester gaat hier dan mee aan de slag. Het is zijn taak om te toetsen of het product werkt zoals bedoeld is en of het gebruiksvriendelijk is. Hij gaat het dus letterlijk testen. Als alles goed is, keurt hij het goed. Zo niet, dan geeft hij aan wat er niet goed is en kan de bouwer weer aan de slag om dit aan te passen.
Is er een verschil in de tijd die het kost om iets te bouwen of om iets te testen?
Dat hangt helemaal af van wat je wilt maken. In sommige gevallen ben je twee minuten bezig, maar in andere gevallen duurt het veel langer. Het belangrijkste is om te weten wat er nodig is. Als er iets in een berekening is aangepast die afhankelijk is van 20 variabelen, moet je al die variabelen testen. Dat is dan een flinke klus die ook tijd in beslag neemt.
Lopen jullie wel eens tegen obstakels aan, en hoe gaan jullie hiermee om?
“Vaak denk je aanvankelijk “we gaan het op deze manier aanpakken”, maar het kan zijn dat het in het proces anders verloopt”
Ja, soms loop je wel eens tegen dingen aan. Maar elke ochtend hebben we om half tien een stand-up waar we ook lastige situaties kunnen bespreken. Zo helpen we elkaar. Vaak denk je aanvankelijk “we gaan het op deze manier aanpakken”, maar het kan zijn dat het in het proces anders verloopt. Dan heb je de flexibiliteit nodig om hiermee om te gaan. We doen dit door goed met elkaar te blijven communiceren en samen één doel na te streven: we willen het voor onze klanten zo gemakkelijk mogelijk maken.
Als je vooruitkijkt, waar ligt jouw ambitie voor KING ERP?
We werken continu vanuit onze ambitie dus dat is bij elke release weer aan de orde. Telkens spannen we ons in om het nog makkelijker te maken voor de klant. Denk bijvoorbeeld aan zaken zoals orderpicken, waarbij we nu ook aan de inkoopkant werken. Als 80% van de voorraad vandaag binnenkomt en ook vandaag weer wordt uitgezonden, ga je dat niet eerst helemaal opslaan. Op die manier denken we steeds na over praktijksituaties waarin we een oplossing kunnen bieden voor dagelijkse uitdagingen. Dat is tenslotte de kracht van een ERP-systeem.
Je werkt al sinds 1987 bij Bjorn Lunden zei je. Wat is er sindsdien veranderd?
We gaan nu steeds meer naar SaaS-oplossingen (Software as a Service) toe. Vroeger hadden we nog een DOS-omgeving, daarna werd het Windows en nu steeds meer online. Voor de klant gaat het erom dat hij steeds makkelijker zijn doel kan bereiken. In zekere zin is het idee dus nog steeds hetzelfde, alleen gebruiken we nu andere technieken. Dat zie je nu ook bij de mobiele apparaten van KING WMS. Fouten voorkom je door simpelweg te scannen en te controleren of je het juiste artikel hebt gepakt. Meer gemak, dat is eigenlijk waar het om draait.
Hoe zie jij de toekomst van Bjorn Lunden, vanuit je rol als Product Owner?
We zijn altijd op zoek naar nieuwe kansen en mogelijkheden om ons product te verbeteren en onze klanten nog beter van dienst te zijn. We willen blijven innoveren en ons aanpassen aan de veranderende behoeften van onze klanten en de markt. Omdat we dit altijd samen met de klant doen, ben ik ervan overtuigd dat we een succesvolle toekomst tegemoet gaan.
